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商業英文寫作聖經：向財富雜誌五百強企業顧問學習頂尖寫作技藝

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推薦序
作者序
為什麼寫這本書？

對一個三歲小孩來說，揮灑手中蠟筆是股純粹的力量與享受，他們熱切且輕鬆地塗鴉出眼裡所看到的世界。然而，當孩童長大成人，手中的蠟筆被原子筆、鉛筆或鍵盤取代時，看著眼前的空白紙張或螢幕，產生的卻是恐懼與無助。
曾幾何時，我們開始討厭並恐懼起那些我們曾經擅長的創作活動呢？或許是當寫作和成績評量產生關聯的那一刻起。早期寫作教學著重完美寫作，而非寫作能力培養，導致寫作教學一昧尋求正確性以及避免犯錯，反而抑制學生去嘗試與從錯誤中學習的機會。學校寫作教學不僅不鼓勵與他人合作，還將合作視為作弊；寫作的目標也變成篇幅越長越好，而非以清楚傳遞訊息為目標。
難怪這麼多人都厭惡寫作。盡責的老師「用心良苦」修改每一篇作文，卻也打擊我們的自尊。但是，不管你喜歡與否，我們在學校所學到的寫作，就是想盡辦法用很厲害的單字填滿頁面，讓老師留下深刻的印象。
然而，商業寫作需要的是全然不同的技巧，這些技巧未必在學校學過。在學校，我們只是為老師而寫。在商場上，我們為各種對象的需求及期望書寫。寫作者經常把商業寫作與學校寫作搞混。在商場上，我們為了完成工作、解決問題、推薦或同意提案而寫。但是，我們在學校卻是為了展現知識和字彙量，博取老師的讚賞而寫作。
因此，本書與學校寫作無關，反之，是挑戰學校寫作。本書的第一個目的，就是要幫助商業寫作者拋棄在學校所學的毫無創造性的觀念，並點出在職場中該保留或揚棄的寫作技巧。換言之，本書介紹職場寫作技巧和提升寫作品質的原則。
本書的第二個目的，是提醒商業寫作者，雖然寫出一手好書信不容易，但這個過程是可以輕鬆達成的。知道這個事實，可以幫助我們再次提筆寫作。
接著是三個促成本書出版的大前提，許多可信度高的寫作研究指出，學習優質寫作需必備以下三點：
1. 透過書寫學習寫作，即使是透過如傳簡訊或推文這類的練習也可以達成。因此，書中提供大量練習機會供讀者試寫、練習。
2. 透過和他人討論自己作品來學習寫作。透過不斷嘗試，並從中獲得意見。因此本書提供許多範例，讓讀者用來對照自己所寫的版本，這是也我回饋讀者的方式。
3. 摸索寫作的過程是痛苦而混亂的，但透過本書，讀者可以暫時放下這些恐懼。這也是本書的另一項優點：你可以獨自在空閒的時候，閱讀、試寫（驗）、搞砸然後再試一次。
好好享受這一版的內容。本書不同於那些宣稱透過閱讀寫作，就可以寫得更好的書。光只有閱讀，並不會讓你成為一位比較好的寫作者。透過實際寫作，才能讓你成為更好的寫作者。因此，我邀請你與本書互動，一起練習和試寫。嘗試本書所提供的職場寫作法，你會找到對你最管用的方法，我也希望，當你在電腦或平板螢幕前，或是準備提筆書寫時，你會重拾童年時的那股力量與輕鬆的感覺。

內文試閱：
Chapter 2. 寫作前，調整心態
寫作前，先調整心態。接受你必須要寫的事實。為了讓實力被看見、讓人信賴、升遷，你需要寫作。事實上，商務人士每天花30～40％的工作時間在寫作上。接著，戒掉以下迷思：
篇幅越多越好？
你的辦公桌上、電腦裡、信件匣中，是不是塞滿一堆乍看令人印象深刻，但廢話連篇的文件與信件？冗長且毫無組織的文件隨處可見，這是來自我們過去所受的錯誤指導，讓我們以為應盡量使用艱澀措詞與冗長詞彙。人們擔心簡單用字無法展現自己的聰明，所以寫出pursuant to our agreement（根據我們的協議），而不是as we agreed（我們同意）；或是寫出in the normal course of our procedure（根據我司的正常程序），而不是簡單易懂的normally（通常）。
字多不等於好，數量並不等於品質。廢話代表沒有效率，對企業來說，缺乏明確的文字說明將導致金錢與時間成本的損失，也引發閱讀的挫敗感。
文法正確寫作等於優質寫作？
你可以問問同事與主管，他們的報告寫得如何。無論他們回答好或不好，他們的評斷標準很可能是根據文法正確性而來，例如主詞動詞一致性，使用正確時態，使用的是分裂不定式還是不完整句。文法的確有其重要性，但文法正確寫作不等於優質寫作。下次你看信件或報告時，問問自己：內容是否有趣、有吸引力、簡要、有邏輯，並且容易閱讀？好的寫作應該要包含上述特質。
商業寫作不是創意寫作？
有些商業寫作只需套用格式，不太需要創造力。但當回覆客訴信件，或處理棘手的突發狀況時，你便需要發揮創意達成任務。寫作最能展現你的解決問題能力，你必須擁有獨到的想法、想像力，以及創新、清晰的文字溝通能力。
最後，對自己抱持信念，相信自己能進步。優秀寫作能力是透過不斷練習而達成，而非與生俱來。透過練習，在練習過程中善用有效的技巧。

Chapter 6. 組織段落I
6-2重點句不等於目的句
決定信件或報告中的重點句並不是件簡單的事。記住，將訊息重點句以重點摘要寫出，如指示下一步怎麼做，或者你期待對方閱讀訊息後，有什麼行動或反應。開門見山的重點句會讓讀者思考：「喔！了解！」還是「嗯…所以呢？」他們的反應會讓你知道，自己是否在一開始就點出重點，還是又開始流水帳解釋。
開門見山重點句（Bottom-line Statement）不等於目的句（Purpose Statement）。目的句使用開放式句子，告訴讀者這則書信的目的為何，而非提供摘要。目的句範例如下：
The following are comments heard from retailers and consumers, and my observations of industry and competitive performance.
以下是來自零售商和消費者的意見，以及我對產業和競爭對手表現的觀察。
本句開宗明義告訴讀者這封信件的目的，提出相關意見與自己的觀察，但沒有摘要說明。這樣的開場白只是重複說明原本早已敘述清楚的主旨標題，再說一次並沒有加分效果。
以下的範例也好不到哪裡去。
This represents a response to your letter regarding the expansion of our promotion in Wisconsin.
本信是回覆你提出擴展公司在威斯康辛州的行銷。

John, this is a recap of the meeting we h
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